proyek scope managemen

Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kedemuanya (Schwalbe, 2006).
Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :
1. Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

2. Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

3. Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

4. Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

5. Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Project Time Management

Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun, mencapai waktu penyelesaian suatu proyek tidak mudah. Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :

1. Activity Definition
Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci yang mana harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat suatu proyek.
Tujuan utama dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

2. Activity Sequencing
Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalan project time managemen adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas. Activity sequencing juga melibatkan evaluasi untuk dependensi dan perbedaan tipe dependensi.
• Dependencies
Suatu dependensi atau hubungan terhubung pada urutan dari aktivitas proyek atau tugas. Ada tiga dasar alasan untuk membuat dependensi pada aktivitas proyek :
 Mandatory dependencies
Merupakan turunan secara natural pada pekerjaan yang dilakukan pada suatu proyek.

 Discretionary dependencies
Ditentukan oleh tim proyek.
 External dependencies
Melibatkan hubungan antara proyek dan bukan aktivitas proyek.
 Network diagram
Adalah teknik yang digunakan untuk menunjukan urutan aktivitas.

3. Activity Resource Estimating
Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan ditentukan setiap aktivitas. Secara alami proyek dan organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menentukan resource apa yang peril, termasuk orang yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi yang memiliki performa proyek.

4. Activity Duration Estimating
Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

5. Schedule Development
Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data kadwal, suatu baswline jadwal, perubahan yang diinginkan, da perubahan untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan manajemen proyek.

6. Schedule Control
Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

Project intergrasi Management

Project intergrasi management melibatkan koordinasi dari semua knowledge area melalui life cycle suatu proyek. Integrasi ini memastikan bahwa semua elemen dari suatu proyek selesai bersama pada waktu yang benar untuk menyelesaikan suatu proyek yang sukses.
Banyak orang menyadari project integrasi management merupakan kunci dari semua kesuksesan proyek. Seseorang harus mengambil tanggung jawab untuk mengkoordinasikan smua orang, rencana, dan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Seseorang harus focus pada suatu gambaran besar dari proyek dan mengatur tim proyek untuk penyelesaian yang berhasil. Seseorang harus membuat keputusan akhir ketika terjadi masalah dalam proyek atau orang yang terlibat. Seseorang harus mengkomunikasi informasikan informasi proyek top management. Seseorang ini adalah project manager.

1. Develop project charter
Develop Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakankeberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek Inputan yang dibutuhkan dalam membangun project charter antara lain : kontrak proyek, statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat), enterprise environmental factors(struktur organisasi,budaya organisasi,dsb), organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan,dsb)

Informasi yang terkandung dalam Project Charter :
• Nama Proyek
• Masa berlaku proyek
• Nama Manajer Proyek beserta informasinya
• Ringakasan jadwal proyek
• Ringkasan budget proyek
• Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan pentingnya proyek dilaksanakan.
• Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
• Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
• Tanda tangan key project stakeholders
• Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

2. Develop preliminary project scope statement
Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup
Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain: tujuan proyek, deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal biaya.

3. Develop project management paln
Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline plan.

Atribut Project Plans :
• Dinamis
• Fleksibel
• Harus dapat diperbaharui jika terjadi perubahan
• Harus menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek

Elemen-elemen Umum dalam Project Plans :
• Gambaran Umum mengenai proyek
• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek

4. Develop and project execution
Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi
Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Keterampilan Penting dalam Develop and project execution :
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Tools dan Techniques untuk Develop and project execution :
• Work Authorization System: metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar.
• Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwa yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.
• Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek.

5. Monitor and control project work
Monitor and control project work adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan
Tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya.

Saran-saran dalam Monitor and control project work :
• Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
• Rencanakan menghadapi perubahan.
• Bentuklah sistem kontrol dan CCB.
• Manfaatkan manajemen konfigurasi.
• Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akan perubahan yang kecil dapat dilakukan dengan segera.
• Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan.
• Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan mengkomunikasikan perubahan.

Tentang raimawan

uchull
Pos ini dipublikasikan di Uncategorized. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s